Quais são os procedimentos para eliminação de documentos públicos?

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 9º), no caso, o Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.

A seleção dos documentos para o descarte deve ser pautada na aplicação da tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente, seguindo os seguintes procedimentos:

O órgão ou entidade detentor(a) do acervo deverá:

  1. Editar ou atualizar, se for o caso, ato oficial (portaria/instrução de serviço) instituindo a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS);
  2. Elaborar “Listagem de Eliminação de Documentos” (ANEXO I), após seleção, análise e avaliação, solicitando, se necessário, orientação técnica do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo;
  3. Selecionar amostragem representativa dos documentos selecionados para eliminação (fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes);
  4. Registrar em ata de reunião da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS), aprovando a referida listagem de eliminação de documentos;
  5. Solicitar Certidão de Quitação das Contas do órgão ou entidade junto ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, para os casos que dependem de aprovação das contas;
  6. Verificar se algum dos documentos se enquadra em situação de ações judiciais ou em curso em que o órgão/Fazenda Estadual figure como autora ou ré;
  7. Autuar processo de eliminação contendo os documentos supracitados, incluindo a anuência do gestor do órgão e encaminhar ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo para apreciação;
  8. Caso a eliminação seja autorizada pelo Arquivo Público, publicar no Diário de Imprensa Oficial (DIO) o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” (disponível no Manual de Gestão Documental), estipulando um prazo entre 30 e 45 dias para que possíveis interessados possam solicitar cópias ou a retirada de peças de processos a serem eliminados;
  9. Proceder o ato de eliminação por meio de fragmentação, de acordo com a Resolução CONARQ n° 40, de 2014 e Portaria SEGER n° 60-R, de 2009. O ato deverá ocorrer sob a supervisão da CADS, registrando-o em “Relatório de Eliminação de Documentos” a ser anexado ao processo;
  10. Encaminhar ao APEES uma via da Listagem de Eliminação de Documentos, além da exarada ao processo.
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