O Programa de Gestão Documental – PROGED do Governo do Estado do Espírito Santo foi instituído em 2005, através do Decreto n° 1552-R com a finalidade de promover a gestão de documentos e a proteção especial de documentos como elementos de prova e informação e como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico pelas instituições do Estado.

Nesse sentido, atua com os seguintes objetivos:

- padronizar os procedimentos de produção, tramitação, análise, seleção e arquivamento de documentos públicos;

- capacitar servidores para a aplicação da gestão documental;

- orientar os órgãos da administração direta e indireta, quanto à implantação, execução, aplicabilidade e avaliação do Programa.

Para atingir seus objetivos, o PROGED conta com a atuação direta pelos órgãos setoriais, que são os setores de Arquivo e Protocolo da Administração Direta e Indireta, as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CADS), além de todos os setores que produzem documentos.

O PROGED é coordenado por um Comitê Gestor, integrado pelo Arquivo Público do Estado (APEES), Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (SEGER) e Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo (PRODEST).

A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CADS deve ser instituída por todos os órgãos e Secretarias do Governo do Estado em caráter permanente, conforme Art. 14 do Decreto n° 1552-R, de 2011.

A CADS estão subordinadas diretamente ao Comitê Gestor, sem prejuízo da vinculação institucional das mesmas. Devem ser compostas por no mínimo 5 (cinco) membros sendo 1 servidor responsável pelo Arquivo; 1 pelo Protocolo, 2 profissionais ligados às atividades-Fim do órgão e 1 da Atividade-Meio. Os membros devem ser nomeados por meio de Ato legal específico publicado no Diário de Imprensa Oficial (DIO), devendo manter-se atualizada.

As CADS, juntamente com os setores de Arquivo e Protocolo, são estratégicas para a efetiva implantação das ações de gestão documental nos órgãos.   Compete às CADS, conforme Art. 16, do Decreto Estadual n° 1552-R: I - auxiliar os setores de arquivo e protocolo nos estudos e pesquisas relativos à implantação do PROGED em sua instituição; II - realizar estudos e estabelecer critérios de análise, seleção e destinação de documentos de atividades-fim, que deverão ser aprovados pelo Comitê Gestor do Programa; III - aprovar as listagens de eliminação e recolhimento sugeridas pelos setores de arquivo; IV - gerenciar os procedimentos de eliminação de documentos.

Conforme Portaria 17-R, de 2007, as atribuições das CADS são:

I – coordenar e orientar as atividades de avaliação e seleção de documentos, respeitando às legislações que regem cada documento em análise; II – elaborar a agenda dos trabalhos e definir os métodos mais adequados para cada documento ou assunto a ser avaliado; III – promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas em cada órgão/entidade; IV – elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade de atividades-fim, acompanhada de justificativa, e encaminhar ao Comitê Gestor do PROGED, para avaliação e análise; V – solicitar a colaboração de auxiliares temporários, para o desenvolvimento dos trabalhos, quando necessário, em razão da especificidade do assunto tratado ou do volume; VI – elaborar a relação de documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; VII – efetuar o levantamento e a organização da legislação que rege cada documento a ser avaliado; VIII – orientar e supervisionar o processo de eliminação de documentos e de aplicação da Tabela de Temporalidade; IX – propor critérios e procedimentos de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos, encaminhando as propostas ao Comitê Gestor do PROGED; X – identificar o perfil do usuário do arquivo e a frequência de uso; XI – realizar um levantamento histórico de dados referentes aos atos ou ações de processos de eliminação de documentos anteriores; XII – providenciar reprodução e/ou restauração dos documentos em estado de deterioração.

Os órgãos devem utilizar para classificação de seus documentos, o Plano de Classificação relativos às atividades-meio, disponível em: ( http://www.proged.es.gov.br/download/Tabela_de_temporalidade_das_atividades_meio.pdf ) e o Plano de Classificação das Atividades-Fim, a ser elaborado e atualizado pelas CADS de cada órgão. Para seleção dos documentos, visando a destinação dos documentos (eliminação ou guarda permanente) os órgãos contam com a Tabela de Temporalidade que integra o Plano de Classificação, de acordo com cada atividade fim ou meio.

Além disso, os órgãos e secretarias devem aplicar o disposto no Manual de Gestão Documental, disponível em: (http://www.proged.es.gov.br/download/Manual_Proged_2014v6.pdf), conforme Portaria n° 39-R, de 2011, que normatiza a execução dos procedimentos de gestão documental, principalmente no que se refere ao fluxo da produção e tramitação de documentos.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 9º), no caso, o Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.

A seleção dos documentos para o descarte deve ser pautada na aplicação da tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente, seguindo os seguintes procedimentos:

O órgão ou entidade detentor(a) do acervo deverá:

1. Editar ou atualizar, se for o caso, ato oficial (portaria/instrução de serviço) instituindo a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS);
2. Elaborar “Listagem de Eliminação de Documentos” (ANEXO I), após seleção, análise e avaliação, solicitando, se necessário, orientação técnica do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo;
3. Selecionar amostragem representativa dos documentos selecionados para eliminação (fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes);
4. Registrar em ata de reunião da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS), aprovando a referida listagem de eliminação de documentos;
5. Solicitar Certidão de Quitação das Contas do órgão ou entidade junto ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, para os casos que dependem de aprovação das contas;
6. Verificar se algum dos documentos se enquadra em situação de ações judiciais ou em curso em que o órgão/Fazenda Estadual figure como autora ou ré;
7. Autuar processo de eliminação contendo os documentos supracitados, incluindo a anuência do gestor do órgão e encaminhar ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo para apreciação;
8. Caso a eliminação seja autorizada pelo Arquivo Público, publicar no Diário de Imprensa Oficial (DIO) o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” (disponível no Manual de Gestão Documental), estipulando um prazo entre 30 e 45 dias para que possíveis interessados possam solicitar cópias ou a retirada de peças de processos a serem eliminados;
9. Proceder o ato de eliminação por meio de fragmentação, de acordo com a Resolução CONARQ n° 40, de 2014 e Portaria SEGER n° 60-R, de 2009. O ato deverá ocorrer sob a supervisão da CADS, registrando-o em “Relatório de Eliminação de Documentos” a ser anexado ao processo;
10. Encaminhar ao APEES uma via da Listagem de Eliminação de Documentos, além da exarada ao processo.