Visto que o acondicionamento físico e o arranjo intelectual dos documentos produzidos pelo Poder Executivo Estadual se encontram aquém do previsto na legislação federal vigente, é imprescindível organizar os documentos públicos de forma adequada, a fim de proporcionarem transparência administrativa e contribuírem para o desenvolvimento da cidadania e para o resgate da memória institucional e cultural capixaba; é dever da Administração Estadual estabelecer regras claras e objetivas para avaliação, eliminação e armazenagem dos documentos públicos, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos, considerando que essa administração produz documentos em suporte papel, fitas magnéticas, arquivos eletrônicos e microfilmes.

Por meio da elaboração de normas e procedimentos, recursos tecnológicos, instrumentos técnicos, capacitação de servidores e pela supervisão dos trabalhos desenvolvidos, é possível solucionar os problemas de resgate informacional causados pela falta de instrumentos de pesquisa e pela organização do acervo de acordo com o senso comum.

O presente Programa de Gestão Documental consiste em um trabalho conjunto a fim de solucionar os problemas de manutenção e recuperação de informações, contribuindo, assim, para o aumento da eficácia da Administração Pública Estadual e para a preservação da sua memória institucional.

O Programa de Gestão de Documental – PROGED tem como objetivo garantir o acesso à informação pública de forma rápida e segura, proporcionando transparência e excelência às ações públicas e resgatando a função social dos Arquivos, por meio da otimização de todas as etapas do ciclo de vida documental.

A racionalização do fluxo de documentos e o controle sobre a sua produção, por meio da aplicação de modernas técnicas administrativas e recursos tecnológicos, são objetivos do PROGED, que pretende proporcionar melhorias substanciais aos serviços de gestão de informação em todos os suportes, garantindo o cumprimento dos direitos da cidadania e sendo, para o próprio Estado, suporte para as decisões político-administrativas.

Nos estudos realizados pela equipe elaboradora do PROGED, observou-se que muito se tem falado em processos de melhoria da guarda dos documentos e na sua temporalidade. Na concepção adotada pelo Programa, embora se reconheça que ambos os processos sejam de suma importância, entendeu-se que não se deve limitar a gestão documental a esses dois alicerces. Afinal, a legislação vigente pressupõe a importância da visão panorâmica de todo o ciclo de vida documental:

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Lei 8159/1991)

Concebeu-se, então, como fundamental a otimização de todas as etapas do ciclo de vida documental, da produção ao arquivamento permanente, pois a eficácia da gestão de documentos está vinculada à eficácia dos procedimentos de cada uma das suas etapas e do conhecimento das relações que cada uma delas estabelece com as demais.

O novo cenário da arquivologia nacional, impulsionado no Espírito Santo pela criação do curso de Arquivologia na UFES, proporcionou à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER, ao Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo – PRODEST e ao Arquivo Público Estado do Espírito Santo - APEES uma integração para a solução dos problemas de acesso à informação e de guarda documentais já diagnosticados no Estado.

Em face da existência de uma enorme massa documental no Poder Público Estadual, bem como da relevância dessa documentação e, ainda, em atendimento à legislação em vigor no país, torna-se indispensável à elaboração de um Programa de Gestão Documental, no âmbito do Poder Público Estadual.

Metodologia

O Programa de Gestão Documental consiste em um trabalho integrado de gestão da informação, para garantir o acesso rápido aos documentos acumulados pelo Governo Estadual, por parte do seu público interno (servidores) e de seu público externo (cidadãos), garantindo o seu direito constitucional de acesso a informação.

Este trabalho será realizado com a execução de vários projetos que se complementam e interagem, proporcionando atingir os objetivos propostos pelo Programa, a saber:

Projeto I - Normas e Procedimentos - Elaboração e implementação de normas e procedimentos que visem uma rapidez nos procedimentos administrativos referentes ao acesso à informação pública, bem como garantir a continuidade dos trabalhos de gestão documental através de legislação específica que proporcione o desenvolvimento de ações preventivas e corretivas nos métodos de gestão da informação e do conhecimento administrativo desenvolvidos no Governo do Estado do Espírito Santo.

Projeto II – Capacitação - Qualificar agentes públicos que trabalhem diretamente com produção, tramitação e na análise da massa documental acumulada visando o acesso à informação pública de forma rápida e segura.

Projeto III – Visibilidade - Conscientizar os agentes e gestores públicos da implantação de uma gestão de documentos a fim de garantir excelência nas decisões administrativas e reduzir os investimentos financeiros na guarda de documentos públicos passíveis de eliminação, com a devida divulgação das ações e atividades do Programa.

Projeto IV - Gerenciamento - Promover o acompanhamento das ações do Programa no âmbito dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual; Realizar diagnóstico e a proposição de ações de melhoria; Promover a elaboração e a aplicação de Tabela de Temporalidade e Planos de Classificação que garantam a diminuição da massa documental acumulada reduzido custos de guarda e acesso à informação.

Projeto V – Modernização do Sistema Eletrônico de Protocolo (SEP) - Modernizar os instrumentos tecnológicos relacionado à tramitação de documentos proporcionando redução nos custos operacionais.

Projeto VI – Documentação Eletrônica - Realizar estudos visando à implantação de projetos que permitam o uso de novas tecnologias de acesso às informações adequadas à política nacional de arquivos e a realidade do Governo do Estado do Espírito Santo, a exemplo do GED, ECM, Assinatura, Certificação Digital, dentre outros.

Projeto VII – Modernização dos Arquivos Gerais - Realizar estudos visando a implementação de ações que dotem os arquivos gerais (intermediários) de equipamentos, tecnologias, produtos e serviços de gestão documental, que permitam rapidez na acessibilidade dos documentos armazenados, bem como segurança e otimização das atividades.