O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) aprovou a primeira tabela de temporalidade das atividades-fim da Secretaria de Estado da Saúde(Sesa). A tabela é um instrumento que visa determinar a destinação final dos documentos gerados pelos órgãos e secretarias do Governo do Estado, definindo os prazos pelos quais os documentos deverão ser guardados e os critérios para uma correta eliminação.

Segundo a arquivista do APEES, Viviane Vieira Vasconcelos, a tabela de temporalidade deve ser elaborada e aplicada dentro das recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e das normas do Programa de Gestão Documental (Proged). A responsabilidade pela elaboração da proposta é da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Cads) de cada secretaria ou órgão requerente, que a encaminha à Coordenação de Gestão Documental do Arquivo Público para análise.

“A tabela de temporalidade define critérios para a eliminação de documentos e também para o envio ao Arquivo Público do acervo de guarda permanente, que é aquele que deve ser conservado, em decorrência do seu valor histórico e informativo. Com isso, reduzem-se gastos, otimiza-se o espaço físico e preserva-se a memória das instituições” disse Viviane.

No APEES estão em andamento a aprovação das tabelas de outros órgãos estaduais, dentre eles a Procuradoria Geral do Estado (PGE), o Procon e o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest).

Gestão de documentos

A Lei Federal nº 8.159 de 08 de agosto de 1991 considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”.

Marilena Leite Paes, no livro “Arquivo: Teoria e Prática”, afirma que desta conceituação pode-se ressaltar três fases básicas: a produção, a utilização e a destinação. A tabela de temporalidade tem a função de realizar adequadamente a última fase que, para a autora, talvez seja a mais complexa, uma vez que o trabalho envolve uma detalhada análise e avaliação para estabelecer os prazos de conservação dos documentos de acordo com o valor que possuem.

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Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

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