Servidor deve ficar atento às normas para produção e tramitação de processos

A produção e a tramitação de documentos e processos no serviço público devem ser realizadas com muita responsabilidade e, principalmente, de acordo com as normas. Para orientar os servidores, o Programa de Gestão Documental (Proged) publicou o Manual de Gestão Documental observando todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, da produção ao arquivamento.

O Manual pode ser acessado por meio do site do Proged – www.proged.es.gov.br – e tem como objetivo auxiliar os servidores estaduais nas atividades básicas, referentes à gestão documental no Governo do Espírito Santo, principalmente no que se refere ao fluxo da produção e tramitação de documentos.

A subgerente de Infraestrutura Administrativa, da Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), Alessandra Baptista Lyrio, ressalta que “na administração pública nada se faz sem estar documentado. Ou seja, todas as demandas internas e da sociedade se tornam processos. A correta gestão documental vai evitar atrasos”, explica.

Ela orienta que os servidores estaduais, principalmente os lotados nos setores de Protocolo e Arquivo, devem ter sempre à mão o manual, “que solucionará dúvidas e permitirá uma ação mais segura e eficaz no trato dos documentos públicos”, orienta. A subgerente lembra, ainda, que a aplicação das normas do manual é obrigatória.

O manual traz orientações para a produção e autuação de documentos, para a classificação, para a numeração de páginas, para o manuseio e a tramitação e, ainda, para o correto arquivamento. “Seguindo as normas conseguimos facilitar o acesso, dar mais agilidade e segurança na tramitação”, disse.

O Manual de Gestão Documental é uma das normas e diretrizes implementadas pelo Proged e deve ser seguido por todas as secretarias e órgãos do Executivo Estadual.

Proged

O Proged foi criado com a finalidade de solucionar os problemas de manutenção e recuperação das informações, contribuindo para o aumento da eficácia dos serviços da administração pública estadual e para a preservação da sua memória institucional. O objetivo principal do programa é garantir o acesso à informação pública, proporcionando transparência e eficiência às ações do Estado.

O programa consiste em um trabalho conjunto desenvolvido pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger), o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest) e o Arquivo Público Estadual (APE).

Entre as ações já concretizadas pelo programa estão: a publicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade das Atividades meio; modernização do Sistema Eletrônico de Protocolo; capacitação de servidores; criação de Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos; realização de seminários anuais do Proged; reforma e construção dos espaços físicos para o funcionamento de Arquivos; elaboração do Manual de Gestão Documental do Estado; criação do site específico do Programa; entre outras ações.

Informações: www.proged.es.gov.br

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